INHALT
Eine praktische Anleitung in 5 Schritten für produktiv und glücklich gelebte Stunden.
Sind wir ehrlich. Zeitmanagement klingt für die meisten Menschen recht langweilig. Natürlich gibt es eingefleischte Produktivitäts-Optimierer, die mit dieser Thematik sogar Sonntage im Hochsommer verbringen. Doch für die meisten von uns, bedeutet dieses Wort folgendes: Disziplin. Noch mehr Stress. Fehlende Leichtigkeit. Monotones Abarbeiten. Kopfschmerzen.
Mit diesem Artikel setzen wir einen Schlussstrich unter diese Klischées. Denn wirklich gutes, kreatives und produktives Zeitmanagement steckt in einer Schublade, in der es nicht hinein gehört. Eine neue Form von Zeitmanagement hat nicht nämlich nicht nur das Potenzial, dir bei der Abarbeitung deiner Aufgaben effektiv zu helfen.
Es hat darüber hinaus das Potenzial, dein Leben zu verändern. Dir die richtigen Fragen zu stellen. Deine Ergebnisse von einem auf den anderen Tag besser zu machen. Dich kreativer und gleichzeitig effizient wie eine Maschine zu machen. Und ganz schlicht gesagt – wirklich Freude geplant in deinen Tag zu bringen.
Genau darum geht es in diesem Artikel. Er wird dir hoffentlich die Augen öffnen und das verstaubte Zeitmanagement der 90´er Jahre entlauben. Und dann wird er dir handfeste und sofort umsetzbare Methoden zur Verfügung stellen. Einfache Methoden, von denen du einige mit Sicherheit noch nicht kennst.Ich möchte nicht zu überschwänglich und selbstüberzeugt daher kommen. Doch in diesem Fall bin ich mir sicher: Du hast keine Zeit, die kommenden Zeilen nicht zu lesen.
Was ist eigentlich Zeitmanagement?
Für viele Menschen ist Zeitmanagement eine Fülle an Methoden, um sich die Zeit besser einzuteilen und mehr im Alltag zu schaffen. Wir laden dich ein, dieses Konzept in Frage zu stellen und größer zu denken. Denn wenn wir so wollen, ist Zeitmanagement der wichtigste Gradmesser überhaupt in deinem Leben.
Denn es gibt eine Sache, die auf diesem Planeten begrenzt ist. Begrenzter als Klopapier in Krisenzeiten. Es ist deine Zeit. Dein Zeitmanagement, also das was erstmal so technisch und sachlich erscheint, entscheidet also darüber, wie erfolgreich und glücklich dein Leben und deine Arbeit auf die Reihe bekommst. Und wenn du dir diesen Gedanken tatsächlich einmal durch Mark und Bein fahren lässt, verstehst du sicherlich warum uns das Thema so am Herzen liegt.
Zeitmanagement ist keine Technik. Sondern eine tägliche Kunst.
Denn jetzt kommt der große Bogen, der aus einem klassischen Management-Thema ein echtes Lebensthema macht: Gutes Zeitmanagement geschieht dann, wenn deine Zeit Sinn macht. Wenn sie so strukturiert wird, dass die wichtigsten Bereiche deines Lebens erblühen und du die Ergebnisse bekommst, die du tatsächlich willst. In deinem Job, in deinen Beziehungen, in deiner Gesundheit, deinem persönlichen Wachstum und in deiner Zeit zur Vergnügung.
Ein Beispiel: Natürlich kannst du mit klassischen Zeitmanagement-Methoden innerhalb von 20 Minuten 4 Kunden-Telefonate führen, die gesamte Wohnung aufräumen und dazu noch 2 Bücher lesen. Etwas überspitzt formuliert. Doch die Frage die sich dabei stellt – macht das Sinn? Macht es dein Leben, dein Business, deine Ergebnisse besser und zielführender? Wohl eher kaum.
Zeitmanagement ist daher etwas viel schöneres. Es ist die Kunst, deine Zeit so effektiv wie möglich zu nutzen, so dass du deinen Zielen in den wichtigsten Lebensbereichen näher kommst und täglich dabei Resultate erzielst. Oder sagen wir es ganz einfach: Gutes Zeitmanagement bedeutet, deine Ziele kommen voll auf ihre Kosten, ohne dass du dich dabei komplett fertig machen musst. Wir begreifen modernes Zeitmanagement dabei nicht als stumpfe Technik, sondern als erlernbare Kunst.
Die 3 Schätze des guten Zeitmanagements.
Wenn du dich jetzt noch immer fragst, „Wofür brauch ich jetzt Zeitmanagement genau?“, dann fühle dich eingeladen die folgenden Zeilen zu lesen. Denn oft denken wir ja, Zeitmanagement ist eh nur was für „Büromenschen“. Oder es hemmt die kreativen Ideen. Lass dir bitte gesagt sein – es sorgt genau für das Gegenteil. Modernes Zeitmanagement ebnet den Weg für Kreativität und ein Leben voller neuen spontanen Momente.
Schatz #1: Zeitmanagement schafft Klarheit.
Wenn du modernes Zeitmanagement betreibst, wirst du mit Fragen konfrontiert. Fragen in denen Feuer steckt, die dich aber letztendlich auch weiter bringen. Denn wie wir später in den praktischen Methoden noch sehen werden, modernes Zeitmanagement hat viel damit zu tun, Entscheidungen zu treffen. Was liegt mir wirklich am Herzen? Was ist jetzt gerade wichtig? Ist das was ich gerade tue, wirklich das, was ich will? Was ist wirklich zielführend und führt zu echten Ergebnissen?
Modernes Zeitmanagement ist daher nicht nur ein Bündel an Strategien, sondern eine Art Verdichtungsmechanismus für Wesentlichkeit in deinem (Arbeits-)Leben. Statt dich weiter im Dämmerungsschlaf zu halten, gibt es dir die Richtung vor und macht deine einzelnen Schritte greifbar und täglich umsetzbar. Wo wir schon beim nächsten Punkt wären…
Schatz #2: Zeitmanagement schafft Resultate.
Modernes Zeitmanagement verwirklicht deine Ziele. Denn während du in (menschlich durchaus verständlichen) pseudo-kreativen Phasen gern einmal den Tag an dir vorbei gehen lässt, nagelt modernes Zeitmanagement dich buchstäblich an die Wand. Denn es terminiert deine Ziele, Wünsche und Träume auf dem Terminplaner und grenzt einzelne Aktion zeitlich von einander ab.
Im Endeffekt bedeutet das: Zeitmanagement zwingt dich dazu, aus guten Absichten handfeste Resultate zu generieren. Das bedeutet auch – modernes Zeitmanagement dient dabei nicht nur als Taktgeber, sondern auch als unglaublich wertvolle Feedback-Schleife. Denn wenn du nicht am Ball bleibst, fällt es sofort auf und du kannst dich daran messen. Vielleicht mag dies für dich etwas schweißtreibend klingen, doch es gibt noch einen wunderbaren Nebeneffekt…
Schatz #3: Zeitmanagement schafft Selbstbewusstsein.
Selbstbewusstsein ist ein wenig wie Motivation. Es wird höher nachdem man eine Tat vollbracht hat. Nicht durch bloße Gedanken zuvor. Denn modernes Zeitmanagement macht es möglich, dass du abends wirklich schwarz auf weiß siehst, was du gemacht hast. Welche neuen Resultate, Erlebnisse und Dinge zur Realität geworden sind. Und dies ist nach neusten psychologischen Erkenntnissen die beste Art und Weise täglich Selbstbewusstsein zu trainieren. Ein gut gemeisterter Terminplaner ist also auch immer ein Abbild deiner Selbstwirksamkeit, welche dich richtig eingeordnet, sehr beflügeln kann.
Zeitmanagement – Die Methoden
Zeitmanagement ist delikat. Denn wie bei so vielen Strategien gilt hier umso mehr, dass man es tatsächlich auch praktizieren muss, damit es Früchte tragen kann. Und dabei kommt es zu einigen Hürden, die übersprungen werden dürfen. Wir schauen uns daher Zeitmanagement von einer für dich vielleicht ungewohnten Perspektiven an, damit du nicht das Gefühl bekommst, deine Stunden einfach nur blutleer abzuarbeiten.
Zeitmanagement ist nicht gleich Produktivität.
Woran viele Menschen aus unserer Erfahrung scheitern, ist es das moderne Zeitmanagement als reine Produktivitätstechnik zu sehen. Beide Felder sind ungemein wichtig, damit du wirklich erfolgreich lebst und arbeitest und doch grenzen sie sich voneinander ab.
Zeitmanagement bildet den großen Rahmen um deine Ziele und Tätigkeiten. Es ist Blaupause um wirklich stimmig und eindeutig zu planen, was du tust. Zudem fungiert Zeitmanagement als Wegweiser um in einer chaotischen und stressigen Zeit nicht von deinem Weg abzukommen.
Zeitmanagement-Methoden und Produktivitäts-Hacks: Der feine Unterschied.
Produktivitäts-Strategien beschäftigt sich dagegen viel mehr mit dem „Wie“ deiner Tätigkeiten. Unser Ansatz geht hierbei messerscharf in die Struktur deiner einzelnen To-Do´s und zeigt dir, wie du in kurzer Zeit deine Aufgaben so meisterst, dass sie dir leicht, schnell und trotzdem entspannt von der Hand gehen. Natürlich mit dem Selbstverständnis, dass am Ende eines jeden Prozesses ein Ergebnis raus kommen soll, mit dem du zufrieden sein kannst.
Da dieser Punkt natürlich ebenfalls extrem wichtig ist und viele Menschen mit ihrer Tages-Produktivität hadern, findest du in den kommenden Tagen hier einen Extra-Artikel über die besten Produktivitäts-Techniken. So hat sich auch unser Co-Founder, Rafael, in den letzten Jahren intensiv um dieses Thema gekümmert und sich mit seiner eigenen Methode einen Namen in deutschsprachigen Business-Medien verschafft.
Die 5 Methoden und Schritte eines guten Zeitmanagements
Schlüssel #1 – Definiere deine echten Absichten. Das Pareto – Prinzip ganzheitlich gedeutet.
Das Pareto-Prinzip ist eine der Königsdisziplinen im klassischen Zeitmanagement. Es besagt schlichtweg, dass du mit 20% deiner Zeit und Aufwandes ungefähr 80% deiner Resultate erreichst. Wir könnten auch sagen, der Löwenanteil deines Erfolges wird vielmehr durch die wenigen wirklich wichtigen Sachen erzeugt und nicht so sehr mit all den anderen Dingen, die uns oft die meiste Zeit stehlen. Die Message dahinter: Konzentriere dich auf das Wesentliche.
Dieses Modell ist übrigens auch auf andere Lebensbereiche übertragbar. 20% deiner Beziehungen und Gespräche sind oft die, auf die es ankommt. Die wenigen Dinge, mit denen du deinem Körper etwas wirklich essentiell gutes tust, haben oft große Auswirkung. Doch nun hat das Pareto-Prinzip einen kleinen Haken. Denn es hinterfragt nicht bis ganz zu Ende, ob eine Aufgabe dir wirklich wichtig ist.
Was willst du wirklich?
Was meinen wir damit? Nun es ist für unser Leben ungemein wichtig, Ergebnisse zu erreichen. Zum Beispiel wenn es um deinen Umsatz oder dein Gehalt geht, damit du leben kannst. Oder was Kennzahlen deines Körpers betrifft, damit du lebendig und fit bleibst. Doch die Frage die sich dabei stellt – machst du das, was du wirklich willst?
Du kannst zum Beispiel jede Zeitmanagement-Technik der Welt richtig anwenden und damit durchgeplant und effektiv einen super Schnitt in deinem Job generieren und gutes Geld verdienen. Um dann nach 5 Jahren feststellen – es macht dich überhaupt nicht glücklich und du wolltest dir eigentlich viel mehr Zeit für deine Familie nehmen.
Gutes Zeitmanagement entfaltet sich im Kartenhaus deines Lebens.
Daher macht es Sinn dein Leben als ein Kartenhaus mit unterschiedlichen Bereichen zu betrachten. Es gibt dabei Dinge, die für dein Glück und deine Erfüllung absolut wichtig sind. Und es gibt natürlich auch Dinge, die einfach funktionieren müssen, damit dein Leben auf stabilen Beinen steht. Zum Beispiel das du genügend Geld verdienst, gesund bist oder bleibst und sich das ungewaschene Geschirr nicht in deiner Küche stapelt.
Bevor wir in den nächsten Schritten zum konkreten Zeitmanagement deines Alltags kommen, benötigst du daher Klarheit, was du willst. Das mag erst einmal etwas komplex klingen. Doch nachdem du dir etwas Zeit genommen hast, wirst du merken, wie entspannter und zufriedener du ab sofort auf deinen Wochenplan schauen wirst. Und letztendlich spart es dir eine Menge an Zeit. Zeit des Zweifelns und Zauderns.
Übung #1: Frage dich – wenn dein Leben optimal verläuft, welche Dinge müssen in deinen verschiedenen Lebensbereichen erfüllt sein, damit es dir gut geht?
Bereich Job: Welche Dinge möchtest du tun und welche nicht mehr? Wieviel Geld möchtest du verdienen? Wie und wo möchtest du arbeiten? Wie lange möchtest du in der Woche arbeiten? Falls du Mitarbeiter und ein Team hast – was ist für dich der optimale Zustand um Unternehmenskultur und wirtschaftlichen Erfolg zusammen zu bringen?
Bereich Gesundheit: Wie soll sich dein Körper anfühlen? Welche Form von Bewegung, Spiel und Sport tut dir gut und möchtest du öfters machen? Was, wie und wo möchtest du meistens essen? Gibt es etwas was dir besonders wichtig ist für Entspannung, wie zum Beispiel Yoga oder Meditation?
Bereich Beziehung und Familie: Mit welchen Menschen möchtest du mehr Zeit und mit welchen weniger verbringen? Was wollt ihr in dieser Zeit tun? Welche Unternehmungen und Rituale sind dir wichtig?
Bereich Wachstum: Gibt es Seminare, Routinen oder Dinge, die dir wichtig sind? Wie möchtest du persönlich wachsen? Benötigst du Zeit zum lesen?
Freizeit und Nichtstun: Wie wichtig ist es dir, die Seele baumeln zu lassen? Gibt es besondere Hobbys? Wie gerne möchtest du feiern und Party machen?
Bitte nimm dir etwas Zeit und beantworte dir diese Fragen. Sie sind dein Fundament an dem du dich ausrichten kannst, um im Einklang zu dir selbst zu leben und zu arbeiten. Und natürlich das Fundament für dein persönlich optimales Zeitmanagemet. Und jetzt lass uns noch konkreter werden…
Schlüssel #2 – Aus Zielen Aufgaben machen. Die S.M.A.R.T. – Formel neu gedacht
Durch die erste Übung hast du nun deine Landkarte für dein persönliches Zeitmanagement kreiert. Doch uns ist allen klar, Wege sind dafür vorgezeichnet, damit sie auch gegangen werden. In diesem zweiten Schritt geht es nun darum, deine Absichten konkret auf Aufgaben herunter zu brechen. Hier passiert die Magie. Denn das, was du für dein Leben planst, kann an dieser Stelle langsam zur Realität werden.
Die Frage mit denen du dir deinen Aufgaben auf die schliche kommst, ist folgende: Welche Aktion führt mich mehr zu meiner Absicht? Du musst nicht alle Aktionen und Handlungen dafür bereits zu 100% kennen. Doch nach unserer Erfahrung hat jeder Mensch bereits schon eine gute Vorahnung, Erfahrung und gutes Wissen darüber, welche Aufgaben das sein können und sollten. Natürlich wird es dabei Aufgaben geben, die sich täglich wiederholen. Doch auch Aufgaben die gerade jetzt in diesem Monat besonders wichtig sind und manchmal auch einzigartig sind, spielen hier eine Rolle.
Aufgaben sind zielführender als Ziele.
Oft wird in Zeitmanagement-Büchern und Seminaren damit argumentiert, dass deine Ziele S.M.A.R.T. sein sollten. Also spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert. Wir haben allerdings die Erfahrung gemacht, dass nicht alle Menschen von Zielen motiviert sind. Was oft viel mehr Sinn macht, ist es eine Zukunftsvision in vielmehr spezifische und messbare Aufgaben herunter zu brechen. Denn so erreichst du deine „Ziele“ ohnehin, verlierst dich aber nicht auf einem Weg, auf dem du jeder Karotte hinterher hechelst und die ursprüngliche Absicht aus den Augen verlierst.
Ein kleines Beispiel: Viele Menschen brauchen kein Ziel, die 2 Kilometer unter 5 Minuten zu laufen. Doch sie haben die Absicht und Vision, sich lebendig, fitter und wohl in ihrer Haut zu fühlen. Um dies zu erreichen, setzen sich dann „s.m.a.r.t. – e“ Aufgaben um dies zu erreichen. Zum Beispiel jede Woche 2-mal Joggen und jeden Morgen 5 Minuten Meditation.
Wenn du deine Aufgaben definierst, macht es oft am meisten Sinn, diese für einen 1-3 Monate zu definieren.
Übung #2: Leite aus den Absichten aus Übung #1 konkrete und messbare Aufgaben ab, um diesen Absichten näher zu kommen oder diese zu erreichen.
Beispiele für die einzelnen Bereiche deines Lebens:
Job: 20 neue Kunden – oder Aquisegespräche führen, die Präsentation fertig stellen, einen neuen Blog-Artikel schreiben, eine neue Homepage aufsetzen.
Gesundheit: 20 Liegestütze täglich, die Hälfte der Woche frisch kochen, jeden Morgen 5 Minuten Meditation, mindestens 1,5l Wasser pro Tag trinken.
Beziehungen: 2-mal die Woche gute Freunde sehen, gemeinsam mit der Familie Abendessen, herzliche und wesentliche Gespräche vorbereiten, als Single eine neue Person pro Woche ansprechen.
Persönlichkeit: Ein neues Buch pro Woche lesen, einen inspirierenden Podcast pro Woche hören, ein kreatives Video alle 2 Wochen selbst produzieren, 2 Stunden in der Woche eine neue Sprache lernen.
Freizeit: 1 Stunde am Tag faulenzen, einen neuen Film pro Woche schauen, einmal im Monat auf die Piste gehen.
Schlüssel #3 – Gestalte deinen Wochenplan.
Nun weißt du bereits relativ genau, was deine wirklichen Absichten und Ziele sind. Und du weißt auch, welche Aufgaben (oder sage auch gern „Herausforderungen“ dazu) du dafür umsetzen darfst. Was jetzt noch fehlt ist das eigentliche klassische Zeitmanagement, also die Frage nach dem „Wann was?“. Wir empfehlen dir zwei Planungen zu machen. Einmal die Planung deiner Woche und morgens kurz die Planung deines Tages.
Die Tage werden, damit sie gut für dich funktionieren, meist oft eine ähnliche Planung haben. Hier spielen Routinen eine wichtige Rolle und bilden dein Grundgerüst. Spannend für die Wochenplanung sind vor allem die Termine, die sich nicht immer wiederholen. Zum Beispiel das eine besondere Projekt. Das Schreiben eines bestimmten Textes. Oder das Abendessen mit dem alten Freund.
Übung #3: Plane deine Woche im Voraus.
Setze dich – gern am Sonntag Abend – kurz hin und plane deine Woche. Was sind die Aufgaben, die unbedingt in die kommende Woche gehören? Gibt es wichtige Termine, spezielle Aufgaben oder eine besonderes Event am Abend? Terminiere diese Dinge bereits zeitlich genau und trage sie in dein Kalender ein.
Schlüssel #4 – Kreiere deinen besten Tag.
Dieser Schritt ist vielleicht der wichtigste von allen. Denn hier laufen alle Stränge zusammen und machen dein Zeitmanagement rund. Dein Tag besteht dabei aus gewohnten Routinen und Terminen, die nicht jeden Tag vorkommen. Ebenfalls treffen in deiner Tagesplanung die verschiedensten Lebensbereiche aufeinander. Unsere Überzeugung ist: Meisterst du den Tag, meisterst du auch dein Leben.
Praktisch gehst du am Besten so vor: Es macht sehr viel Sinn den Tag in drei Teile zu unterteilen – Morgens, Tagsüber, Abends. Jeder Tagesabschnitt besitzt eine gewisse thematische Gewichtung und einzelne Elemente. Die Planung ist natürlich dir überlassen. Doch aus unserer Erfahrung hat ein ganzheitlich glücklicher, produktiver Tag gewisse Muster. Diese enthalten wir dir natürlich nicht vor.
Das Zeitmanagement für einen einzelnen Tag.
Morgens: Der Morgen eignet sich besonders gut, um sich um den Körper zu kümmern und zur klaren mentalen Ausrichtung auf die kommenden Stunden. Neben deinen Familienverpflichtungen kannst du hier besonders gut Dinge wie Yoga und Meditation planen. Auch die Tagesplanung möchte geplant sein. Viele nehmen sich dafür 15 Minuten und einen (zweiten) Kaffee Zeit. Doch auch das persönliche Wachstum kann hier eine Reihe spielen. Eine halbe Stunde Lesen am Morgen gehört für viele Menschen dazu.
Tagsüber: Der Tag steht meistens im Zeichen des Jobs und der Arbeit. Das hängt natürlich auch davon ab, ob du angestellt und ortsabhängig bist oder eben nicht. Wir empfehlen dir, wenn du etwas flexibler planen kannst, deine produktive Zeit ähnlich zur bekannten Eisenhower-Methode zu organisieren. Am Vormittag sind die meisten Menschen konzentriert bei der Sache. Daher setze dir gern eine Fokus-Zeit von 3 Stunden mit jeweils 10 Minuten Pause zur vollen Stunde.
Lasse dich am besten in dieser Zeit nicht stören und arbeite an den wichtigsten und herausforderndsten Aufgaben. Zur Mittagszeit tut frische Luft und Bewegung oder ein kurzer Mittagsschlaf vielen Menschen gut. Der zweite „Arbeits-Blog“ am Nachmittag nutzen die meisten Menschen gerne für interaktivere Prozesse. Also Kundengespräche, Telefonate oder Meetings.
Abends: Damit alle Bereiche auf ihre Kosten kommen, steht der Abend meist im Zuge der Geselligkeit. Sport, gemeinsam Essen, Zeit mit der Familie. Wir empfehlen dir nicht jeden Abend mit Chips vor dem Fernseher abzusitzen. Denn aktive Erholung, aktives Feier-Abend-Machen kann eine Oase an Freude und Spaß sein. Und auch das kann man mit Vorfreude planen.
Nochmal auf den Punkt gebracht: Deine Tagesstruktur darf gern ähnlich bleiben. Sie gibt dir Struktur und Halt, auch in chaotischen Zeiten. Doch mit welchen Themen, Projekten, Festen, Meeting und Verabredungen du diese einzelnen Blöcke füllst, entscheidest du gern jede Woche neu.
Hier ein Beispiel-Plan für einen gut gelebten Tag:
7 Uhr: Aufstehen, kalt duschen, Meditation und/oder Sport, wach werden.
7.30 Uhr: Mit der Familie oder alleine frühstücken und mit deinem Journal (Erklärung weiter unten) den Tag planen. Zum Frühstück empfiehlt sich Bulletproof Coffee, da dieser satt macht und Energie gibt – und dich dabei nicht gleich wieder ins Fresskoma verfallen lässt.
auf dem Weg zu Arbeit oder im Homeoffice: Musik hören. Sich in gute Stimmung versetzen. Oder einen interessanten Podcast hören.
8 – 11.30 Uhr: Fokussiertes Arbeiten mit kurzen Pausen. Hier wird die wichtigste Aufgabe des Tages gerade durch den leckeren Business-Kakao gezogen.
11.30-12 Uhr: Organisatorisches. E-Mails beantworten. Die Spülmaschine ausräumen.
12-14 Uhr: Ein leichtes Mittagessen und ggf. gute Gespräche führen. Dazu an die frische Luft. Die Augen schließen. Abschalten.
14-17 Uhr: Der nächste Arbeitsblock. Meetings, Kundengespräche oder einfach weiter an der wichtigen Aufgabe arbeiten.
17 -17.30 Uhr: Die letzten organisatorischen Handgriffe für den Tag.
17.30-19 Uhr: Aktive Erholung. Ggf. Sport.
19-23 Uhr: Das Leben feiern. Mit guten Freunden. Mit der Familie. Oder alleine mit einem guten Buch. Mit einem Glas Wein oder einer Tasse Tee. Zuhause, auf einer Party oder im Theater.
23 Uhr: Ins Bett gehen. Schön wars.
Praktische Tipps für einen gut geplanten Tag.
- Plane morgens bereits, wann du am Abend definitv deine Arbeit beendest.
- Agiere nach dem Eisenhower-Prinzip : Wichtige und dringende Dinge zuerst. Das meiste Organisatorische kann bis später warten
- Versuche dein Konsum von News und Handy-Nachrichten einzuschränken bzw. solange wie möglich nach hinten verschieben. Dies sind klassische Fokus- und Stimmungsräuber
- Mache jede 50 Minuten während deiner Fokus-Phasen eine Pause von 5-10 Minuten. Hier bieten sich auch kurze Körper- oder Atemübungen, wie die Wim-Hof-Technik an.
- Iss nicht zuviel während des Tages. Oft kostet die verbrauchte Verdauungsenergie deinen wachen Geist.
- Hier findest du noch einmal alles zu deiner Morgen-Routine auf einen Blick.
- Kultiviere Lockerheit und Humor.
Schlüssel #5 – Der wahre Zeiträuber
Im Grunde genommen ist gutes Zeitmanagement sehr einfach. Denn letztendlich sind wir alle Menschen und es läuft nicht immer alles im Plan. Besonders wertvoll ist daher ein Tipp, den wir seit Jahren mit Lockerheit und Konsequenz kultivieren. Denn Aufgaben haben im eigentliche Sinne nur zwei Grundtöne: Sofort machbar oder nicht.
Wenn ein Papiertaschentuch auf dem Boden liegt, hebst du es gleich auf. Oder wenn du auf einen dermaßen wichtigen Anruf wartest, nimmst du diesen natürlichen auch gleich an. Denn wir sind keine Zeitmanagement-Abarbeitungsmaschinen, sondern nutzen das neue Zeitmanagement um als Mensch halbwegs gut klar zu kommen.
Nutze die ersten vier Schritte also gerne und mach sie zu deinem neuen Normalzustand, doch bleib trotzdem offen und spontan für Unvorhergesehenes. Die Frage die du dir bei allen Aufgaben stellen kannst: Gleich tun oder terminieren? Denn das was uns die meiste Zeit kostet ist der Zustand dazwischen. Das achtmalige Umdrehen eines Briefes, das Zaudern und Zögern wie wir nun an eine Aufgabe rangehen. Das Abwarten ohne klare Agenda. Ab sofort heißt die Devise daher: Entweder machst du es sofort – wenn es schnell geht und wirklich dringend ist – oder du terminierst es für dich oder jemand anderen zu einem späten Zeitpunkt.
Deine Unterstützer: Zeitmanagement-Tools mit Stift und Smartphone
Dein Kalender: Manche Menschen bevorzugen einen physischen Kalender, da sie es mögen, mit dem Stift am Morgen zu schreiben. Oder aus welchem Grund auch immer ;). Sorg gern dafür, dass dein Kalender eine gewisse Hochwertigkeit hat und die einzelnen Stunden planbar sind.
Das technische Ambivalent dazu ist sicherlich der klassische Google-Kalender. Die Funktionen des Kalenders wurden in den letzten Jahren sehr schön erweitert und einfach anwendbarer gemacht. Ein Vorteil des digitalen Kalenders: Termin-Einladungen werden automatisch übertragen, du kannst ein Team mit einbinden und du kannst ohne Radierer und Streichen leicht umplanen.
Dein Journal: Neben dem Kalender empfehlen wir dir ein Journal. Dort kannst du auch Termine festhalten, doch es dient eher der Reflexion und klaren Ausrichtung für den Tag. Am Morgen 10 Minuten und am Abend 10 Minuten die Gedanken des Tages niederzuschreiben hat sich dazu als überaus hilfreich herausgestellt, wenn es um das emotionale Gleichgewicht und einen klaren Geist geht.
Ein Timer: Während du konzentrierst arbeitest, empfiehlt sich ein Timer. Dies kann die bekannte App Pomodoro sein, doch aber auch dein ganz normaler Timer auf dem Handy bei Flugmodus. Das Prinzip ist das gleiche. Du unterteilst deine Arbeitszeiten in mehrere Phasen und sorgst mit der Pause dazwischen für eine effiziente Arbeitsweise. Wie versprochen: Viel mehr zu Produktivitäts-Hacks findest du bald ebenfalls hier im Magazin.
Wie du deinen Schweinenhund überwindest.
Da haben wir den Salat. Nun haben wir dir sehr umfangreich erklärt wozu das neue Zeitmanagement dient und wie du es in deinen Alltag integrieren kannst – und nun das: Du tust es einfach nicht.
Erst einmal – oder besser gesagt, noch einmal – wir alles sind Menschen und keine Maschinen. Und sicherlich ist in jedem von uns die Tendenz ein wenig angelegt, Dinge entgegen unserer Vernunft zu tun. Die Frage, die bleibt – wie lösen wir dieses Dilemma? Wie überwinden wir den Widerstand, den inneren Schweinehund?
Die wirklich beste Lösung dafür ist nach all den Jahren Hirnforschung für uns immer noch diese: Skizziere den Himmel. Und skizziere die Hölle.
Etwas aus dem Schmerz heraus tun, kann dir ganz viel Schmerz in der Zukunft nehmen.
Wir Menschen funktionieren halt wie wir funktionieren. Wir werden angetrieben durch Belohnung und durch Schmerz. Dies ist erstmal nichts schlechtes, solange wir diesen Umstand weise einzuordnen wissen. Und genau dies können wir tun, um in unserem Zeitmanagement standhaft zu bleiben.
Frage dich Erstens: Was bekomme ich, wenn ich am Ball bleibe? Wie wird mein Beruf, mein Körper, meine Beziehungen, mein Kontostand, mein Glück dann erblühen?
Und frage dich Zweitens: Was passiert, wenn ich weiter vor mich her schludere? Wie werden meine Kinder oder mein Partner das wohl finden und fühlen? Wie wird mein Körper abschlaffen, wenn ich weiter nichts tue? Was für ein Stress und innere Unruhe wird das erst für mich sein?
Wenn wir uns diesen beiden Szenarien mit Bedacht stellen, werden wir merken, dass Disziplin und Zeitmanagement eigentlich keine Strafe ist. Sondern uns den Rahmen bietet, in dem wir uns fallen lassen können, da für alles gesorgt ist. Und dann kommt auch die Motivation.
Denn Motivation ist nichts was du machen kannst. Motivation kommt dann, wenn du dabei bist. Du kennst es vielleicht. Aufräumen nervt uns oft. Doch wenn wir erst einmal 10 Minuten dabei sind, geht alles viel leichter von der Hand. Die Nachricht an dich lautet also: Das Tun wird nicht schwierig sein. Das Starte schon eher. Also fang einfach an.
Fazit
Für uns steht fest – wir haben keine Zeit um auf Zeitmanagement zu verzichten. Denn Zeitmanagement gibt unserem Leben Sinn und hält uns auf der Spur das Leben tatsächlich zu erschaffen, was wir wollen. Diese erlernbare Kunst benötigt ein wenig Übung und vor allem Routine. Doch dann hält sie große Schätze für uns bereit. Sie schafft Klarheit und Entspannung in einem zielgerichteten Kopf. Sie fordert uns heraus, täglich in die Umsetzung zu kommen und Resultate zu erzielen. Und sie macht uns als Mensch selbstwirksamer.
Dafür bedarf es keiner blutleeren Techniksammlung und halbherzige Listen. Es bedarf eine ganzheitliche Herangehensweise, bei der alle Lebensbereiche auf ihre Kosten kommen. Dafür dürfen wir uns erst einmal auf den Hosenboden setzen und herausfinden was wir wollen. Für unseren Job, für unsere Beziehungen. Für unseren Körper und vieles darüber hinaus.
Anschließend bedeutet Zeitmanagement, diese Absichten und Wünsche zu umsetzbaren Aufgaben zu machen. Und schließlich gilt es diese, in unsere Monate, Wochen und Tage clever zusammen zufügen. Und umzusetzen. Wenn wir dies tun – und auch in den schwierigen Phasen wissen wozu wir dies tun – und wozu auch nicht – dann können wir mit Fug und Recht sagen: Heute habe ich die Zeit gemeistert. Heute ist mein Tag.
Der Bulletproof Coffee: Die Verkörperung des modernen Zeitmanagements.
Den Bulletproof Coffee kennt man vielleicht eher aus Rezeptbüchern. Eigentlich sollte man ihn auch aus Zeitmanagement-Büchern kennen. Denn er spart dir eine Menge Zeit, spendet dir unglaublich gut Energie für den Start und dient dazu auch noch als Ritual. Als Ritual am Morgen, um den Tag zu planen und mit der wichtigsten Sache auch noch sofort in die Puschen zu kommen.
Epilog
Während ich diese Zeilen schreibe, höre ich Musik aus meiner Bluetooth-Box. Es ist Vormittags, der Kaffee steht vor mir. Ich habe kein schlechtes Gewissen. Kein schlechtes Gewissen, weil etwas anderes gerade wichtiger sein könnte. Ich bin völlig hier. Völlig in diesem Moment. Doch dieser Moment ist nicht zufällig entstanden. Nicht aus einer Laune der Natur, aus dieser man einfach seinen spontanen Impulsen folgt. Dieser Moment war lange geplant. Weil er häufig vorkommt. Er ist zur Routine geworden. So wie vieles gerade in den letzten Jahren zu meiner Routine geworden ist. Ja, selbst die anstrengenden Dinge und fokussierten Tagesphasen erfahren jeden Tag mehr, einen gewaltigen Stoß an Leichtigkeit.
Wenn ich eins gelernt habe, dann ist es, Flow und Stimmigkeit im Leben ist dann doch irgendwie planbar. Vielleicht kann man das Gefühl nicht als solches mit dem Willen erzeugen, doch man kann die Rahmenbedingungen setzen, dass es einem immer öfters widerfährt. Das was ich früher als Freiheit, Kreativität und Spontanität propagiert habe, entpuppte sich als Illusion. Denn heute weiß ich – Zeit ist nicht dafür da, um sie zu vergeuden. Sie ist dafür da, um in ihr zu versinken. Auf eine ganz bewusste, wache und wer weiß – vielleicht sogar geplante Art und Weise.
Ressourcen
Apps und Tools
Pomodoro für den Desktop (Windows & Mac): https://tomighty.github.io/
Asana (für die Projekt-Planung): https://app.asana.com/
Evernote (für kreative Notizen): https://evernote.com/intl/de
Der Google-Kalender: https://calendar.google.com/
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