So bist du im Homeoffice produktiv: 6 Tipps zur sofortigen Umsetzung.

Die Vorstellung vom eigenen produktiven Homeoffice hat in diesen Tagen etwas von so manchem Instagram-Account: Wahrheit und Realität liegen mitunter weit auseinander. Denn Homeoffice klingt erst einmal schön: Endlich in Ruhe und ohne Ablenkung arbeiten. Endlich mal richtig flexibel Pausen machen. Die Musik so laut aufdrehen wie man will. Und nebenbei noch Kaffee trinken mit der Familie.

Die Realität? Vielleicht so: Man stellt sich den Wecker zu 8 Uhr, um frisch geduscht und bereits sportlich betätigt um 9 Uhr mit der Arbeit zu starten. Beim dritten Kaffee um 10.30 Uhr im Bett stellt man fest, dass dieses Ziel etwas überambitioniert war. Dann wird hastig losgelegt. Nach 2 Stunden „stört“ die Familie mit etwas ganz wichtigem und die erste Luft ist raus.

Nach der Mittagspause verliert man sich in Spülmaschine ausräumen, emotionalem Online-Shopping und dem Gefühl „jetzt sollte ich aber mal wirklich…“. Bis man am Abend dann halb widerwillig, halb erleichtert alles beiseite legt, wegen mangelnder Alternativen Netflix einschaltet und mit einem latent-schlechten Gewissen auch die To-Do-Liste mit den Worten „Morgen, aber!“ ebenfalls in den Feierabend verabschiedet.

Damit dir dieses (etwas konstruierte) Extrembeispiel nicht widerfährt, haben wir dir die besten Tipps für produktives Arbeiten im Homeoffice auf einen Blick zusammengestellt.

1. Habe einen Zeitplan.

Kennst du den Unterschied zwischen einem Hobby-Künstler und einem professionellen Künstler? Der Hobby-Künstler wartet darauf, dass ihn die Muse küsst. Er wartet auf die Eingebung, um loszulegen. Der professionelle Künstler zielt auch auf die Eingebung ab. Doch er weiß, dass sie jeden Morgen um Punkt 8.30 Uhr am Schreibtisch auf ihn wartet. Auch wenn sie sich nicht immer gleich zu erkennen gibt.

Das Arbeiten im Homeoffice hat einige Parallelen dazu. Denn da die Trennung zwischen privat und geschäftlich hier oftmals sehr verschwimmt, neigen viele Menschen dazu, auch ihre Arbeitszeiten und produktiven Phasen mehr oder weniger dem Zufall zu überlassen.

Setze dir daher einen ganz klaren Plan. Einen Plan mit festen Arbeitszeiten, festen Pausenzeiten und entwickle am Morgen eine ganze klare Agenda für den Tag.

Um richtig in dieses Thema einzusteigen und ein für alle mal Herr über dein Zeitmanagement zu werden, empfehlen wir dir hierzu unseren Artikel „Das neue Zeitmanagement – Heute ist dein Tag.“ Er beantwortet dir alle Detailfragen zu einem erstklassigen Zeitmanagement und gibt dir auch Inspiration, wie du am Ball bleibst.

2. Kreiere ein produktives Homeoffice-Umfeld.

Zwischen Gemütlichkeit und Produktivität herrscht ein schmaler Grad. Auf der einen Seite möchtest du dich natürlich wohlfühlen und so zum Beispiel die Annehmlichkeiten der eigenen 4 Wände nutzen. Dennoch darfst du dabei aufpassen, dass du es nicht übertreibst.

Auf gut Deutsch: Richte dein Mindset wirklich auf das produktive Arbeiten aus und ziehe dein übliches Büro auch auf übertragende Art und Weise in dein Zuhause. Dazu beachte gern Folgendes:

Dein Homeoffice-Outfit.

Kleide dich, als würdest du „normal“ ins Büro gehen. Das bedeutet nicht, dass du aussehen musst wie die Königin von England oder wie vor einer Audienz beim Papst. Doch falls du auf die Sonntag-Nachmittags-Jogging-Klamotten zurückgreifen solltest, ist dies für dein Unterbewusstsein kein gutes Signal, um produktiv und mit Fokus zu arbeiten.

Dein Homeoffice-Schreibtisch.

Manchmal mag es verlockend klingen, einfach bei Regenwetter im Bett zu arbeiten. Das sollte aber eher die Ausnahme als die Regel sein. Viel mehr bietet es sich an, einen gesonderten Platz nur für deine Arbeit zu finden.

Erstens fällt dir damit die Trennung zwischen Arbeiten und Nicht-Arbeiten leichter und zweitens assoziiert ein Schreibtisch dir bereits das Gefühl von Business.

Achte darauf, dass du genug Tageslicht zur Verfügung hast und auf dem Schreibtisch auch wirklich nur das mehr oder weniger kreative Chaos herrscht, welches du wirklich für deine Projekte benötigst.

Vergiss den Pool.

Am günstigsten ist es natürlich, wenn du dir ein extra Zimmer oder Büro einrichten kannst und dieses ausschließlich zu diesem Zwecke nutzt. Falls du draußen arbeiten möchtest und dich diverse Orkan-Stürme nicht auf den falschen Tasten landen lassen, sorge bitte dafür, dass du im Schatten sitzt. Zu viel Sonne belastet nämlich deinen Organismus zusätzlich.

Und ganz unter uns. Der mittlerweile weitläufig bekannte Digitale-Nomaden-Mythos, unter dem Menschen mit Schirmchen-Cocktails am Pool eine Idee nach der anderen in den Computer hauen, ist wie der Name schon sagt, vor allem eines: ein ziemlich unproduktiver Mythos.

3. Arbeit ist Arbeit – Pause ist Pause: Vereinbare soziale Regeln.

Wenn du dein Homeoffice zu einer echten Produktivitäts-Oase umgebaut hast, darfst du eines gern im Gleichschritt tun: es die anderen wissen lassen.

Denn seien wir doch einmal ehrlich. Manchmal nehmen wir es als Menschen nicht so genau. Selbst wenn du in dem absolut idealen Zustand von Produktivität versinken kannst, kommt es vor, dass deine Familie oder Wohnmitglieder diese Form nicht so wirklich ernst nehmen. Sprich, du wirst vielleicht öfters „nur mal ganz kurz“ unterbrochen, weil es ja gerade „so passend“ ist, dass du vor Ort bist. Unsere Empfehlung: Setze hier klare Grenzen. Wenn du es für richtig hältst, darf dies auch für deine Kinder gelten.

Mach deinem sozialen Umfeld klar, dass du wirklich gerade arbeitest und nicht vor hast, den Rekord bei Pac-Man zu brechen. Das bedeutet, dass du sie bitten kannst, dich während deiner Arbeitszeit wirklich nur in absoluten Notfällen zu unterbrechen. Ein freundliches Schließen der Tür, Kopfhörer und eine konzentriert-entspannte Grundstimmung können bei dieser sozialen Lernerfahrung ebenfalls sehr helfen, produktiv zu sein.

Stichwort Produktivität

Wenn du während deiner Arbeitszeit noch mehr aus dir herausholen möchtest, empfehlen wir dir unser Daily Flow. Es handelt sich dabei um ein Getränkepulver, mit dem du dein natürliches Potential voll entfalten kannst.

4. Die richtige Homeoffice-Technik: Asana, Slack & Co.

Durch die überwiegende Arbeit im Homeoffice bekommen Tools, die zur Planung und Kommunikation dienen, noch einmal eine ganz neue Bedeutung. Natürlich kannst du auch weiterhin deine Kollegen links und rechts von dir per Mail informieren. Oder die Briefeulen von einem Schornstein zum anderen schicken. Doch Effizienz sieht anders aus.

Nachfolgend findest du vier nützliche Tools, die wir von Primal State nicht mehr missen möchten:

Asana – Planung in Perfektion

Asana ist ein Projektmanagement- und Planungstool. Du kannst sozusagen jedes Projekt, jede Aufgabe detailgenau planen, mit Deadlines versehen, dein Team innerhalb des Projektes koordinieren und Dateien und Texte teilen.

Asana ist die perfekte Möglichkeit, um Ideen mit Aufgaben und Planung in die Realität umzusetzen. Es gibt eine kostenlose Variante. Jedoch ist für Teams die Variante für ca. 20 Euro im Monat besser geeignet. Alle Infos findest du auf www.asana.com.

Slack – Schnelle und effektive Kommunikation.

Slack ist eine Art Messenger-Tool, um unkompliziert mit deinem Team zu kommunizieren und Dateien mit ihm zu teilen. Dabei kannst du deine Chats clever in verschiedenen Teil-Teams und Projekten organisieren und zum Beispiel automatische Erinnerungen hinzufügen. Alle Infos findest du auf www.slack.com.

Zoom – Video-Konferenzen fürs Business

Zoom hat in den letzten Jahren das wohl noch bekanntere Skype im Business-Kontext abgelöst. Der Grund: Mehr Funktionen, das Zeigen von Bildschirm oder Präsentationen ist einfacher und Teilnehmer brauchen keinen eigenen Account oder Abo. Die kostenpflichtige Variante für etwas längere Konferenzen liegt zur Zeit bei ca. 14 Euro pro Monat. Und auch hier gilt, alle Informationen findest du auf www.zoom.com.

Die Google-Palette

Google bietet für Unternehmen nach wie vor ein super Gesamtpaket. Das fängt beim gemeinsamen und sehr dynamisch anpassbaren Kalender an, geht über Google Docs, wo du im Team in Echtzeit Dokumente bearbeiten kannst und endet in den eingebetteten Einladungs-und Teamfunktionen der klassischen Google-Mail. Wo du alles zu Google findest? Google doch mal…

5. Team-Routinen

Team-Routinen haben zwei Aufgaben:

1. Sie stärken die Ergebnisse.
2. Sie stärken das gute Gefühl.

Denn während du zuhause sitzt, verbringen einige deiner Kollegen ihre Zeit vielleicht im Büro. Damit jeder Mitarbeiter in gewisser Weise in den Tagesablauf miteinbezogen wird und ein gutes Arbeitsklima selbst im Homeoffice beibehalten wird, haben wir drei Empfehlungen zusammengestellt:

Ein kurzes Online-Meeting am Anfang des Tages oder zu Mittag.

Jeder berichtet darüber, woran er gerade arbeitet und was auf der To-Do-Liste steht. Außerdem den aktuellen Stand der Dinge. Drei bis vier Sätze und 5-10 Minuten insgesamt reichen hier vollkommen aus, um sich gegenseitig zu informieren.

Mach dich transparent. Oder zumindest erreichbar.

Für viele Teams ist es ohnehin wichtig, die Kalender untereinander einsehen zu können. Diese Maßnahme schafft nicht nur einen guten Überblick, sondern auch eine Menge Vertrauen untereinander.

Darüber hinaus ist es für den Workflow untereinander hilfreich, wenn du erreichbar bleibst. Das bedeutet natürlich nicht, dass du jede Anfrage innerhalb weniger Minuten beantworten musst. Ganz im Gegenteil ist es sehr unproduktiv, ständig erreichbar zu sein. Vielmehr macht es Sinn, sich über den Tag verteilt zwei bis drei Mal Zeit zu schaffen, um auf Nachrichten oder unbeantwortete Anrufe zu reagieren.

Gemeinsame Mikro-Workouts.

Wir von Primal State haben uns angewöhnt, selbst im Homeoffice per Video-Konferenz gemeinsam ein kleines 5-Minuten-Workout pro Tag zu starten. Das könnte eine Mini-Yoga-Abfolge sein, ein schnelles Powerworkout oder eine kurze Meditation.

Der Sinn dahinter: Das Ganze ist nicht nur gesund für deine Produktivität und dein Energiesystem, sondern verstärkt auch den Teamgedanken.

Gemeinsames Brainstorming

Hierbei kommen die Ideen so richtig ins Fließen und gemeinsam können herasufordernde Aufgaben, die eine Menge Kreativität erfordern, innerhalb kurzer Zeit gelöst werden. In unserem Artikel „Brainstorming erfolgreich umsetzen mit diesen 10 Regeln“ erfährst du, worauf es beim Brainstormen wirklich ankommt.

6. Plane chaotische Minuten und Auszeiten.

Bei keinem Zeitmanagement läuft immer alles rund. Das Leben hat seine Tücken. Und wer verkrampft, auf Teufel komm raus, immer alles richtig und produktiv machen möchte, endet an manchen Tagen wohl ziemlich erschöpft abends im Bett und konnte den Tag nicht genießen.

Die Lösung: Nimm dir Zeit zum Nichts-Tun. Für Chaos. Um das zu machen, was dir gerade einfällt und worauf du gerade Lust hast.

Aber Achtung: Damit du dir mit diesem (im Kern guten) Gedanken nicht deine gesamte Tagesproduktivität versaust, plane auch diese Phasen! Geplante Auszeiten, in denen du alle Freiheiten hast, sind Gold wert.

Das Fazit: Homeoffice ist das Office der Zukunft.

Die Produktivität im Homeoffice mag momentan noch ein Randthema sein. Doch nicht mehr lange. Das, was wir gerade im Zuge einer besonderen Situation im Frühjahr 2020 erleben, wird unsere neue Realität.

Nicht nur unsere Arbeitskultur entwickelt sich völlig neu und lernt dazu, sondern auch eine enorme Digitalisierung der Gesellschaft steht vor der Tür. Und in dieser wird der Faktor Homeoffice und flexible und produktive Anpassung natürlich umso wichtiger.

Um hierfür gewappnet zu sein, können wir uns schon mal an eine neue Arbeitsweise gewöhnen, bei der mit einem guten Zeitmanagement Privates und Berufliches getrennt werden. Bei der wir lernen müssen, ein richtiges Setting für unseren Arbeitsplatz und unser Mindset zu kultivieren und das Team neu auf diese Arbeitsweise auszurichten.

Eines steht fest: Die vermehrte Arbeit im Homeoffice ist eine große Chance für uns alle. Für mehr Flexibilität und Freiheit – und vielleicht sogar für mehr Produktivität.